DocuSleuth システムは、DocuSleuth, DocuSleuthCompanion の二つのアプリケーションで構成されます。
ユーザーが利用するアプリケーションです。DocuSleuthCompanion に検索リクエストを投げ、結果を受け取り表示する機能を持っています。
通常、ユーザーはこちらを使います。
DocuSleuth 自体はリソース要求も少ないため、ビジネス用のPCでも問題なく稼働します。また、こちらは何台あっても構いません。但し、DocuSleuthCompanion 側で同時利用ユーザー数の制限を掛けています。多数のユーザーがアクセスする場合、ユーザー数が上限に達しているとエラーダイアログが表示されます。
検索を実行するアプリケーションです。DocuSleuth からの検索リクエストに対する対応と、ドキュメントファイルのクローリング等を行います。クローリングではドキュメントを検索可能な形式に変換する処理(=インデックス作成)を行います。このインデックスが出来上がるまでは検索対象となりません。そのため、導入後しばらくは検索可能なドキュメントが制限されます。
クローリング自体は常に実行し、ファイルの追加・変更・削除を監視しています。ですので、起動し続けていれば常にインデックスは更新されます。
但し、インデックス作成は処理時間がかかります。DocuSleuthCompanion は、一晩で数百ファイルのインデックス作成能力があります。この処理能力では不十分である場合(更新頻度がそれを超える場合など)は、部門単位でのサーバー設置なども検討して下さい
DocuSleuthCompanion は検索対象のファイルが5000以下であれば 32GB のメモリがあれば多くの場合問題なく稼働します。但し、ドキュメントの内容によりこの数値は上下しますので注意願います。
大量のドキュメント(5000以上)を対象とする場合は、64GBのメモリ搭載を推奨します。メモリ使用量はファイル数に強く依存するため、大規模なドキュメントを対象とする場合はリソースの利用状況について注意深く監視する必要があります。
また、ファイルをクローリングするため、DocuSleuthCompanion を実行するユーザーは管理者と同等のアクセス権限(Read のみ許可で良い)を持っている必要があります。ご注意ください。
ドキュメントに対して暗号化等の設定を行った場合、中身が見えませんのでインデックス作成の対象外となります。ご了承ください。
無償版では、同時利用ユーザー数は2名までと制限されています。なお、違うPCからアクセスすると、同一IDであったとしても別ユーザーと認識します。
サブスクリプションを購入いただくことで、同時利用ユーザー数を10名まで増やすことが出来ます。
これ以上のユーザー数で利用したい場合は、弊社までご相談ください。
DocuSleuth システムでは、ファイルサーバー上のファイルが検索対象となります。ローカルファイルを検索対象として設定すると他のPCからアクセス出来ないため、他のPCで検索をしても結果に表示されません。設定そのものは不可能ではありませんが、お気をつけください。また、検索パスは複数指定可能ですので、複数のサーバーを運用していても問題なくお使いいただけます。
また、ファイルサーバーについては、Windows の標準機能でアクセス可能なものであれば種別は問いません。ですので、現在お使いのサーバーがどこの製品であっても問題なく対応出来ます。
但し、管理側の設定によってはアクセス出来ないケースも考えられます。その場合は、社内システムの問題となりますので、システム管理者と相談してください。